Hur man gör en riskanalys för projekt

Definition: Risk är allt som kan hindra oss från att nå projektets mål.

Riskanalys (eller riskvärdering, riskbedömning, riskstyrning) behöver inte vara så svårt och tråkigt som man kanske först tror. En bra riskanalys gör man på en halv till en dag och har sedan som stöd under hela projektet.

Riskanalys i fyra steg

1. Identifiera alla tänkbara risker.

För att identifiera risker, sätt dig som projektledare tillsammans med några andra personer (projektteamet, projektbeställaren eller andra) och brainstorma kring följande frågeställningar. Skriv upp alla idéer på en whiteboard, det blir mer kreativt. Ju mer ni skriver desto bättre, analysen kommer sen. Så strunta i vad som är rätt och fel. 

1. Vilka är förutsättningarna för att lyckas?
2. Vilka framgångsfaktorer finns?
3. Vad har vi för resurser idag?
4. Vad kan gå fel?
5. Vad har gått fel i liknande projekt tidigare i organisationen?
6. Vilka resurser saknar vi?

Punkt d, e och f är risker rakt av. Punkt a, b och c formulerar du om lite för att göra det till en risk. Om det till exempel är en framgångsfaktor att vi rekryterar en delprojektledare, så är risken det omvända: att vi inte lyckas rekrytera en delprojektledare. Eller om vi idag har Lisa i vårt projektteam, så är risken det omvända: Att Lisa slutar eller blir sjuk.

2. Bestäm vilka risker som är värst. 

Bedöm vilka risker som är värst. Hinner ni på workshopen så kan ni gör det tillsammans, annars gör du det själv och stämmer av med till exempel projektägaren så att ni har samma syn.

Ett tips för riskbedömningen är att skilja på två kriterier:

1. Sannoliketen att risken inträffar (till exempel att Lisa slutar)
2. Konsekvensen om risken inträffar (sitter Lisa på en unik kompetens i företaget så är konsekvensen större än om det finns andra personer som kan ta över hennes uppgifter)

Sätt ett värde 1-5 för sannolikheten på varje risk. Och ett värde 1-5 för konsekvensen. Multiplicera de två. Exempel: 

Risk: Lisa slutar
Sannolikhet: 2 (Lisa har en mycket bra profil och det finns andra arbetsgivare som gärna skulle anställa henne. Å andra sidan har hon uttryckt att hon trivs väldigt bra och inget pekar på att hon skulle sluta.)
Konsekvens: 4 (Den kompetens Lisa sitter på kommer att vara svår att ersätta. Och även om vi hittar en ersättare så kommer vi att förlora mycket värdefull tid i projektet om Lisa ska lämna över till någon annan.)
Riskbedömning: 2 x 4 = 8

3. Fundera på vad man kan göra åt riskerna

Börja med de risker som är värst, det vill säga fick högst värde i riskbedömningen. Fundera på lösningar för att minska sannolikheten och för att minska konsekvensen:

1. Vad kan vi göra som minskar sannolikheten för att Lisa slutar? Kan vi ge henne bättre lön och anställningsvillkor? Förbättra arbetsmiljön? Ge mer utmanande arbetsuppgifter? 
2. Vad kan vi göra som minskar konsekvensen av att Lisa slutar? Kan vi dokumenter Lisas arbete mer så en överlämning blir enklare? Kan vi påbörja kompetensutveckling av andra medarbetare?

Risker kan också hanteras på andra sätt.

4. Använd riskanalysen

En riskanalys är inget statiskt dokument. Den ska gås igenom och uppdateras med jämna mellanrum under projektet. Bestäm till exempel att du tittar igenom den en gång i månaden för att se om något förändrats: Är det något du måste agera på? Har sannolikhet eller konsekvens ökat på något område? Har någon risk tillkommit eller undanröjts?

Ansvar för att hantera risker

Risker som ligger utanför projektets ramar är styrgruppens ansvar. Det är dock projektledarens ansvar att följa upp och se till att det blir gjort. Mina tankar kring det kan du läsa mer om i Projektledarens och styrgruppens ansvar för riskhantering.