Hur man gör en intressentanalys för projekt

Definition: Intressenter är alla personer som på något sätt kommer i kontakt med projektet eller det resultat som projektet levererar

Intressentanalys (eller stakeholder analysis) behöver precis som riskanalys inte vara varken svårt eller tidskrävande. Det tar inte mer en halv till en dag men är ett underlag som du har användning av under hela projektet. 

Intressentanalys i fyra steg

1. Identifiera alla tänkbara intressenter.

Sätt dig som projektledare tillsammans med några andra personer (projektteamet, projektbeställaren eller andra) och brainstorma kring vilka personer och grupper som på något sätt kommer att vara i kontakt med projektet eller ta del av resultatet. Skriv upp alla intressenter på en whiteboard, det blir mer kreativt. Ju mer ni skriver desto bättre, analysen kommer sen. Så strunta i vad som är rätt och fel.

Vanligen hittar man intressenter inom följande områden:

1. Personer eller grupper av personer som kommer att jobba i projektet. 
2. Personer eller grupper av personer som har en ledande befattning och ett direkt ansvar för projektet.
3. Personer eller grupper av personer som föväntar sig att påverka projektet, men som inte har ett direkt ansvar för projektet (till exempel chefer på andra avdelningar).
4. Personer eller grupper av personer som kommer att använda resultatet av projektet. 
5. Informella ledare och nyckelpersoner som har stort inflytande över andra utan att själva vara i chefsbefattning.
6. Kunder som ska ta del av projektet eller dess resultat. 
7. Leverantörer som ska ta del av projektet eller dess resultat. 
8. Andra företag och myndigheter som har ett intresse av projektet eller dess resultat.

2. Gör en enkel analys av intressenterna.

Bedöm intressenterna utifrån exempelvis nedanstående frågeställningar. Hinner ni på workshopen så kan ni gör det tillsammans, annars gör du det själv och stämmer av med till exempel projektägaren så att ni har samma syn.

1. Hur stort inflytande har personen eller gruppen? Försök värdera intressenterna i förhållande till varandra, till exempel genom att skriva den som har störst inflytande längst upp.
2. Är det en person eller grupp som huvudsakligen påverkar projektet eller påverkas av projektet?
3. Vad har personen eller gruppen för inställning till projektet, är de positiva eller negativa? 

3. Fundera på hur ni ska nå intressenterna.

Börja med de intressenter som har störst inflytande. Fundera på följande två frågor:

1. Fundera på vad din roll som projektledare är gentemot intressenten. Ska du informera, rådfråga, involvera eller få beslut? 
2. När och hur ofta ska vi nå ut till denna intressent? Styrgruppen kanske vi når genom styrgruppsmöten en gång i månaden och statusrapporter en gång i veckan. VD kanske vi når till genom personliga avstämningsmöten varje kvartal. Andra intressenter kanske ska bjudas in till återkommande avstämningsmöten (till exempel scrum demo). 

4. Använd intressentanalysen

En intressentanalys är inget statiskt dokument. Den ska gås igenom och uppdateras med jämna mellanrum under projektet. Bestäm till exempel att du tittar igenom den en gång i månaden för att se om något förändrats: Är det någon person eller grupp som tillkommit eller fallit bort? Är det någon som vi behöver nå till oftare?Följ upp att de avstämningsmöten som ni kom fram till i intressentanalysen faktiskt genomförs.

Ansvar för intressentanalys

Det är projektledarens ansvar att se till att alla intressenter har tillräcklig information och är tillräckligt involverade i projektet. Projektledaren bör alltid själv sköta kontakterna med överordnade intressenter, medan andra intressenter kan vara ett mer gemensamt ansvar i projektgruppen.

Min uppfattning är att projektledaren själv måste kunna sköta eller i alla fall delta i kommunikationen hela vägen upp i organisationen, till exempel med projektägarens chefer.