Policy för att skriva och kommentera innehåll i sociala medier

Behöver man verkligen en policy för sociala medier? I grund och botten handlar det bara om sunt förnuft. Samma regler och förhållningssätt gäller på webben som i andra sammanhang. Har man tystnadsplikt om vissa frågor, så gäller tystnadsplikten förstås på samma sätt på nätet.
Är man bekväm med det synsättet, så ska man förstås inte ha en policy bara för att ha en policy.

Men sociala medier är nytt och då har vi ett annat riskbeteende än på andra områden. Vissa är för försiktiga och andra är alldeles för orädda. När e-post kom införde många företag en mejl-policy, nu 15 år senare är det ovanligt eftersom riskbeteendet har förändrats.

• En policy skapar trygghet för de anställda, att det är okej att använda sociala medier.
• En policy skapar trygghet för företagsledningen. Man vet att medarbetarna är informerade om förhållningsreglerna som gäller.
• En policy innebär att om ett problem uppstår, så har ledning och medarbetare en gemesam grund för att ta itu med frågan.

Med den utgångspunkten bör en policy för sociala medier vara kort och enkel. Den måste vara förankrad i företagsledningen och den måste kommuniceras till samtliga medarbetare. Den ska göra att både medarbetare och företagsledning känner en trygghet, så den får inte bara prata om begränsningar och hinder. Den ska inte bara undvika att vi beter oss fel, utan också bidra till att vi använder sociala medier på ett bra sätt.

Här är en mall för en grundläggande policy för att skriva och kommentera innehåll i sociala medier (på webben överhuvudtaget), som jag tror passar de allra flesta organisationer. Orden "kund" och "företag" kan förstås bytas ut.


Policy för att skriva och kommentera innehåll i sociala medier

Genom sociala medier förs kunder och företag närmre varandra eftersom kommunikationen sker på samma villkor. Vi vill uppmuntra till användning av sociala medier i arbetetssyfte men också påminna om att du representerar din arbetsgivare, både på jobbet och privat.

1. Var öppen, ärlig och lyssnande. I sociala medier märks det snabbt om man försöker dölja något. Använd ditt riktiga namn och var tydlig med var du jobbar och din roll. Var öppen och dela med dig. Lyssna på vad som sägs och ta till dig.

2. Håll dig till det du själv jobbar med. Skriv och kommentera inte det som ligger utanför din expertis eller dina arbetsuppgifter. Var tydlig med vad som är din egen åsikt, uttryck inte åsikter som strider mot organisationens ställningstaganden.

3. Var dig själv. Sociala medier är konversationer, gränserna mellan privat och yrkesroll suddas ut. Uttryck dig som du skulle göra när du träffar en kund eller leverantör över en lunch. Försök vara personlig och ge gärna ditt eget perspektiv.

4. Respektera företaget och dina kollegor. Sekretess och tystnadsplikt gäller på samma sätt i sociala medier som i andra sammanhang. Tänk efter en gång till innan du postar. (Tillägg när policyn används i offentlg sektor: Tänk på offentlighetsprincipen och reglerna kring diarieföring, ger du dig in i en diskussion på nätet så kan det komma att betraktas som ett ärende som ska diarieföras. Bedömningen är densamma som för till exempel e-post.)

5. Bekräfta eller förstärk gärna positiva omdömen. Besvara inte negativa kommentarer som är direkt hatiska eller skämtsamma. Bidra gärna med rätt fakta och följ alltid upp om en kund visar missnöje.


Det är fritt fram att använda den här policyn ordagrant eller ändra i den. Eller använda som diskussionsunderlag för att ta fram en egen. Skriv bara en kommentar nedan och berätta om det.


Tips:  http://www.ihm.se/facebook-pa-jobbet