Ha aldrig mer än dubbelt så många personer som snittet under hela projekttiden

Erik Sjöberg skrev ett blogginlägg häromdagen om nyttan av att lägga till fler personer mot slutet av ett projekt för att klara deadline. Alla projektledare vet att det är svårt med bedömningar om antal resurser och ännu svårare att bedömma hur mycket det lönar sig att tillsätta fler resurser mot slutet av ett projekt. Hinner de bli produktiva i tid för att tillföra något före deadline? Tar de istället värdefull kraft från de som redan är mest produktiva i teamet?

Han nämner en tumregel som säger att man aldrig under projektet ska ha mer än dubbelt så många personer som snittet under hela projekttiden. Min spontana tanke var att jag måste ha brutit mot den tumregeln i tidigare projekt. Men efter att ha räknat lite på det inser jag att vi hela tiden faktiskt höll oss inom detta nyckeltal.Och vid projektutvärderingarna var vi nog någorlunda överens om att det inte skulle ha funkat med så mycker fler personer.

Den första hälften av projektet var huvudsakligen en analysfas och antalet inblandade personer var då nio. I den andra fasen bestod projektet av åtta av de ursprungliga nio samt ytterligare mellan två och tio personer. Efter att ha räknat lite på det (vilket tyvärr blir rätt svårt med tanke på att resursfördelningen förändrats kontinuerligt) så visar det sig att snittet faktiskt var rätt högt, över 13 personer. Som mest var vi cirka 20, vilket skulle innebära att vi höll oss inom tumregeln.

Efter att ha gått igenom projektutvärderingar och projektdokumentationer kan jag också dra en del andra slutsatser:

• Var tydlig med att tidsåtgången i projektet kan variera. Försök att till exempel be linjeorganisationen om en person på "i genomsnitt 50%" snarare än konstant 50%. Pratar man om det i förväg så går det ofta att ordna, men om man inte pratar om det tidigt blir det svårt att senare öka eller minska en persons tidsåtgång.
  
• Om man har inhyrda resurser från konsultföretag kan det vara en idé att ha flera personer med samma kompetens på deltid, snarare än en person på heltid. Då kan deltidarna gå upp i tid och projektet får fler produktiva personer utan att någon ny behöver skolas in och sätta sig i allt.(Å andra sidan får vi större overhead generellt i projektet ju fler personer vi är, så det här blir en avvägning. Men 2x50% istället för 1x100% borde fungera i de flesta fall.)
• Skriv öppna avtal med externa leverantörer, där resursbehoven kan förändras med högst 1-2 månaders varsel.
• Dokumentera lagom mycket, så det inte tar tid från teamet, men ändå är ett underlag som hjälper nya team-medlemmar att komma in i jobbet.
• Ett team består av en mängd olika kompetenser. Det verkar vara svårare att tillsätta fler personer i samma kompetensområde än att tillsätta helt nya kompetensområden.

Nån som har liknande erfarenheter?